Étape 1 : L’identification du besoin

Face à une problématique, l’entreprise identifie un besoin, qui se traduit par l’achat d’un produit ou d’un service.

Au plan interne, l’entreprise peut par exemple avoir besoin de nouveaux équipements afin de pouvoir lancer un nouveau produit. Elle peut aussi vouloir remplacer une machine qui vient de tomber en panne ou tout simplement chercher à obtenir un meilleur rapport qualité/prix. Le besoin peut également émerger au plan externe : l’acheteur peut avoir l’idée d’une acquisition à l’occasion d’un salon, en voyant une publicité ou en écoutant un représentant lui présenter un nouveau produit.

Pour améliorer un produit existant ou pour innover, pour réduire ses coûts d’achat en recherchant le meilleur rapport qualité-prix : l’identification du besoin est dictée par une politique de gain de performance. A ce stade du processus d’achat, il s’agit de faire émerger le besoin de manière à pouvoir sourcer les fournisseurs capables de résoudre la problématique.

Étape 2 : La description des caractéristiques du produit

Préciser le besoin permet à l’entreprise d’établir un cahier des charges exhaustif et rigoureux. Ce document sert de base pour la suite du processus d’achat. A ce stade, il s’agit de détailler les caractéristiques et les spécifications techniques recherchées pour adresser la problématique dans les meilleures conditions. Ce cheminement passe par plusieurs questionnements :

• La recherche porte-t-elle sur un produit standard ou complexe ? Dans le cas d’un produit complexe, l’avis de tiers experts peut s’avérer nécessaire pour déterminer précisément les caractéristiques attendues, et prioriser les critères de choix – prix, délais, longévité…
• Quels sont les composants centraux du produit et quels composants peuvent être standardisés ? Il s’agit de détailler les spécifications techniques recherchées, grâce à la méthode de l’analyse de valeur. L’entreprise examine le produit dans ses spécificités techniques, et évalue l’ordre d’importance des différents composants. En jeu : la réduction des coûts. Certains composants peuvent être modifiés, standardisés ou fabriqués à moindres frais sans que la qualité globale du produit en pâtisse. Pour réduire visiblement les coûts, il convient de regarder les composants les plus coûteux et à ceux dont la longévité dépasse celle du produit fini.

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Étape 3 : La rédaction du cahier des charges

Faut-il nécessairement lancer un appel d’offres ?

Réaliser un appel d’offres est une procédure lourde et coûteuse, qu’il faut utiliser avec parcimonie. Si l’achat porte sur un produit stratégique, un achat important offrant un potentiel gain substantiel, il est conseillé de lancer un appel d’offres. Cette démarche permettra de challenger les fournisseurs habituels, qui devront remettre en cause leurs offres et pratiques commerciales. L’appel d’offres est également pertinent dans le cadre d’un achat nouveau, ou pour rechercher de nouvelles solutions techniques. L’appel d’offres doit contenir les termes et conditions, en fonction de vos besoins, et un questionnaire afin d’obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise.

La préparation d’un appel d’offres donne lieu à la rédaction du cahier des charges.  Plus le cahier des charges est précis et mieux il est renseigné, plus les étapes suivantes du processus d’achat sont facilitées. Un bon cahier des charges (CdC) doit laisser la possibilité aux fournisseurs d’offrir plusieurs solutions. Dans tous les cas, le CdC doit spécifier clairement les attentes que le produit ou service doit satisfaire, une estimation du volume annuel et une description du contexte (problématique rencontrée, services concernés, budget alloué). Selon votre besoin, le cahier des charges peut prendre différentes formes :

• Un cahier des charges technique qui décrit une demande en termes de solutions et de moyens de réalisation. Ce document peut détailler précisément tout ce qui est attendu du produit ou du service, au travers de spécifications générales et individuelles.
• Un cahier des charges fonctionnel qui décrit la demande en termes de besoins et de services attendus. Ce document décrit la fonction attendue par le produit ou le service, en laissant la porte ouverte à des solutions techniques diverses.

Dans les deux cas, vous pouvez vous appuyer sur la méthode du QQOQCCP : qui, quoi, où, quand, comment, combien, pourquoi, pour décrire votre besoin sous tous les angles.

Étape 4 : Le sourcing fournisseurs

Le sourcing doit permettre de sélectionner les meilleurs fournisseurs. Dans ce cadre, il est important de recueillir toutes les informations nécessaires à la bonne connaissance du marché.

• Dresser une liste exhaustive des fournisseurs référencés, en élargissant aux fournisseurs potentiels non identifiés. Internet, annuaires professionnels, catalogue fournisseur… Tous les moyens sont bons pour identifier des fournisseurs potentiels par pays. Pour vous assister dans cette prospection du marché, il peut être utile de disposer d’un abonnement à des sites permettant d’accéder à des annuaires professionnels, ou d’un abonnement à des revues professionnelles.
• Soumettre des RFI, des demandes d’informations, aux fournisseurs potentiels précédemment identifiés, afin de collecter plus d’informations sur eux.
• Contrôler les homologations des fournisseurs. La réalisation de cette étape passe par l’envoi de RFI complémentaires et par la réalisation d’audits des fournisseurs, afin de minimiser les risques financiers et de s’assurer de la fiabilité technique et des capacités logistiques.